Hoy en día, para algunos usuarios, documentar sus procesos puede ser visto cómo un problema, una perdida de tiempo y algo que no aporta valor. El motivo, estamos sumergidos en la operación. ¿Cuándo lo hago?, ¿para que hacerlo?, ¿Quién lee esos documentos?, “no tengo tiempo”, “yo le enseño, que venga a mi puesto” son parte de las preguntas y afirmaciones que surgen cuando sale el tema de la documentación de los procesos.
Documentar los procesos de una empresa es algo importante y no un problema, como muchos pueden verlo. La documentación de procesos es una pieza clave en la administración de una empresa porque permite tener una visión clara y detallada sobre cómo se realizan las tareas dentro de la organización. Dicha visión clara y detallada, te permite generar eficiencias, reducir los errores y mejorar la calidad de un producto que sea derivado del proceso generado.
El presente texto, expone algunos puntos relevantes de la documentación de procesos:
¿Qué es la documentación de procesos?
Podemos definirla como aquella documentación a través de la cual se efectúa una descripción detallada y organizada de los procedimientos, actividades y tareas que se llevan a cabo en para lograr un objetivo específico, la cual puede considerar:
- Instrucciones paso a paso.
- Listas de verificación.
- Guías de usuarios
- Diagramas de flujo
- Referencias de formularios y plantillas
- Toda información relevante
Lo importante de ella, es que la documentación clara y detallada por varias razones:
- Ayuda y garantiza que las personas sigan los mismos pasos en cada ocasión, lo que puede llevar a una mayor consistencia y calidad de los resultados (Estandarización del proceso)
- Una buena documentación permite identificar problemáticas y mejorar la eficiencia y eficacia del proceso.
- Contribuye a la toma de decisiones de gestión, ya que proporciona información detallada sobre cómo se realizan las tareas y cuánto tiempo se tardan, lo que ayuda en la planificación y programación de recursos.
- Los procesos documentados pueden ser solicitados para cumplir con los estándares regulatorios, facilitando las auditorías y garantizando que la empresa cumpla con los requisitos de la industria.
- Cuando se contrata a nuevos empleados, la documentación facilita la formación y reduce el tiempo necesario para que los nuevos empleados estén completamente capacitados.
¿Cómo realizar una documentación de procesos?
Estos pasos te ayudarán a gestionar la documentación en tu negocio:
- Identifica los procesos clave. Es importante seleccionar los procesos más críticos y relevantes para la empresa, ya que esto permitirá centrarse en los que más impacto tienen en los objetivos de la organización.
- Define el alcance del proceso. Es necesario establecer claramente los límites del proceso, es decir, qué actividades están incluidas y cuáles no lo están.
- Mapea el proceso. Se puede utilizar un diagrama de flujo o un mapa de proceso para representar visualmente el flujo de las actividades y las decisiones involucradas.
- Describe las tareas. Debe describirse las tareas involucradas en cada actividad, indicando quién es responsable de ellas, qué recursos se utilizan, cuáles son las entradas y salidas y cómo se miden los resultados.
- Establece los controles de calidad. Las medidas y los controles de calidad permiten garantizar que el proceso se realice correctamente y se cumplan los objetivos de la empresa.
- Elabora los documentos de soporte. Una vez definido el proceso, es necesario elaborar los documentos de soporte como manuales, formularios, plantillas y otros materiales que ayuden a los empleados a realizar las tareas de manera efectiva.
- Revisa y actualiza. Es importante revisar y actualizar la documentación de procesos de forma periódica para asegurarse de que refleja los cambios en el negocio y los nuevos requerimientos.
- Monitorea el cumplimiento. Verifica que se sigan los procesos documentados. Esto puede incluir la realización de auditorías o inspecciones regulares para garantizar que las actividades se realicen como está marcado.
Siguiendo estos consejos, tu empresa tendrá una buena documentación de procesos, lo mejorará la eficiencia, la calidad y la consistencia de sus operaciones.
